Etkili E-mail Kullanımı

E-mail bölümleri

• Her e-mailin giriş, gelişme (ana metin) ve sonuç bölümü olmalıdır. Giriş bölümü selamlamadır. Gelişme bölümü e-malin neden yazıldığını içeren bölümdür. Sonuç bölümünde ise mesajın gönderildiği kişiden beklenen hareket ifade edilmelidir. 

Gönderen

• Gönderen kısmında isminizin görünür olmasına dikkat edin. Göndereni belirsiz mesajlar alıcılar tarafından okunmadan silinebilir veya posta kutusunda istenmeyen mesaj “spam” kutusuna gidebilir.
• E-mail adresinin kurumsal adresli olması her zaman güven vericidir.
• Çalışılan kuruma ait info, iletişim vb. isimlerle başlayan e-mail adresleri özel yazışmalar için kullanılmamalıdır.

Gönderilen

• Göndermeden önce mutlaka göndereceğiniz kişini ismin ve adresin kontrol edin, sık yapılan hatalardan birisi de isim benzerliği nedeniyle e-mail aynı isimde başka kişiye gönderilebilmektedir.
• Çok sayıda kişinin adresini gönderilen kısmına yazmak yerine, ayrı ayrı yazılması gönderilen kişi için daha anlamlı olacaktır. (çalışma grupları, arkadaş grupları vb. hariç)

Konu

• E-mail yazımı sırasında konu kısmı boş bırakılmamalı, e-mailin neden yazıldığın içeren bir kısa ifade eklenmelidir.
• Konu kısmana mesajın içeriğine göre gönderen veya gönderilenin ismi, toplantı adı ile birlikte toplantı tarihi yazılabilir.

Metin

• Profesyonel yazışmalarda hitapta kişinin adı ve soyadı birlikte yazılmalıdır.
• E-mailde gönderilen yere ve kişiye göre kullanılacak yazım dili, resim veya gayri resmi olacak şekilde düzenlenmelidir.
• Sık yapılan hatalardan birisi de mesaj hemen istekle başlanmasıdır. Günlük yaşamda da karşılaştığımız kişiye hemen ne istediğimizi söyleyerek konuşmaya başlamayız. Mesaja gönderilen kişinin hatırı sorularak veya daha önceki bir karşılaşmaya, toplantıya atıfta bulunarak veya gönderilen mesaja teşekkür edilerek başlanabilir. Tabi ki bu bölüm gereksiz cümleler ve iltifatlarla uzatılmamalıdır.
• E-mail içeriği, açık, anlaşılır olmalıdır, gereksiz uzun e-maillerden kaçınılmalıdır.
• Birbirinden virgüller ile ayrılan veya bağlaçlarla bağlanan uzun cümleler yazmaktan kaçınılmalıdır.
• Yazıda paragraflar kullanılması ve paragraflar arasında boşluk kullanılması e-mailin okunmasını ve mesajın anlaşılır olmasın kolaylaştıracaktır.
• Bilinmeyen kısaltmaların kullanımından kaçınılmalıdır.
• E-mailde metni tümüyle büyük harf ile yazılmamalıdır. Hem okunmasını güçleştirecektir hem de günlük yaşamda bağırmak ile eş değerdir.
• Yüz yüze konuşmada vücut dili konuşmaya eşlik eder. E-maillerin vücut dili ise seçilen kelime ve cümlelerdir. Kullanılan kelimelere göre alıcı, yazanın kızgın, mutlu, üzüntülü olduğunu düşünebilir.
• Bir toplantıya katılımı, randevu istenmesi, gönderilen maile belirten zamana kadar yanıt vermesi gibi ifadelere sonuç bölümünde yer verilebilir.
• Her zaman teşekkür etmeyi ve lütfen demeyi unutmayın.

İmza

• Mesajın sonunda imza niteliğinde yazanın kim olduğunu belirleyici bir bölümün olması, gönderen kişi ile nasıl iletişime geçilebileceğini gösterir. Ad-soyad, kurum adı, çalışma alanı, uzmanlık, web sayfası linki vb.

E-mail uzunluğu

• E-mail kısa tutulmalıdır, mümkünse yazı  250 kelime civarında tutulmalıdır. 500 kelimeyi geçmemelidir.

Kontrol

• E-mailler göndermeden önce mutlaka içerik açısından gözden geçirilmelidir. Yazılan cümlenin karşı taraf tarafından nasıl algılanabileceği konusunda empati yapılmalıdır. Yanlış, eksik farklı anlamalara neden olabilecek veya anlaşılamayabilecek bölümler bu şekilde fark edilmiş olur.
• E-mail içeriği gönderilmeden önce imla, font ve renkler açısından gözden geçirilmelidir.
• E-maili yazdıktan sonra, taslağa kaydedin. Göndermeden önce siz çayınız içerken o da demlensin! Sonra içeriği, yazımı kontrol edip gönderebilirsiniz.

Ekler

• Büyük ve açılması güç olabilecek ekler mail ile gönderilmemelidir. Bu dosyaların webde gdrive, lifebox, dropbox gibi saklama alanlarına eklenmesi veya wetransfer kullanılarak paketlenip gönderilmesi, hem mailin kısa sürede sisteme yüklenip gitmesini sağlayacak, hem de alıcını posta kutusuna kolay inmesini sağlayabilecektir.
• Aynı dosyanın güncellenmiş versiyonlarını ek olarak gönderirken dosya adına versiyon numarasının eklenmesi veya kaydedilen/gönderilen tarihin eklenmesi olası karışıklıkları önleyebilir. Alıcı hangi dosya yeniydi karmaşasına düşmez.

Mesajlara yanıt

• Çok kısa, bir kaç kelimeden oluşan  yanıtlar, karşı tarafa, çok meşgul olduğunuz, aslında ilgilenmek istemediğiniz, ya da zorunlu olarak ilgilendiğiniz gibi algılara neden olabilir. Bunun yerine daha kısa da olsa daha açıklayıcı yanıt yazılmalıdır.
• Mesajların sürekli yanıtla “reply” şeklinde yanıtlanması, e-mailin konu kısmında çok sayıda “re” kelimesi olmasına gereksiz olarak e-mail içeriğinin uzun olmasına neden olacaktır. Bu nedenle sürekli yanıtla komutunu kullanmaktan kaçınılmalıdır.  E-mailin konu kısmı düzeltilip, metin içinde eski bölümler silinebilir veya direkt yeni bir mesaj yazılabilir.
• Reply komutu kullanırken dikkatli olunmalıdır. Eğer gelen mesaja yanıtınız gönderilen kişilerin tümünü ilgilendirmiyorsa tümün yanıtla “reply all” yerine yanıtla “reply” seçilerek sadece gönderen kişiye yanıt gönderilmelidir.
• Yahoogroups veya Googlegroups gibi e-mail gruplarından gelen mesajları yanıtlarken de dikkatli olunmalıdır. Yanıtla komutu ile gönderilen e-mailin sadece kişiye göndermek istenilen mailin kimi zaman tüm gruba gönderildiği ve istenmeyen durumlara neden olabilmektedir.

Mesajlara yanıt zamanı

• E-maillere yanıt için bir süre tanınmışsa o süre geçirilmeden yanıt verilmelidir. Süre tanımlanmamış mailler de bekletilmeden yanıtlanmalıdır. E-mailin özelliğine göre 24-48 saat içinde yanıt vermek uygundur.
• Çok uzun süren gecikmelerde kısaca gecikmenin açıklanması, sıcak bir atmosfer oluşturacaktır.

Son öneriler

• Eğer çok sayıda konu hakkında e-mail gönderilmesi gerekiyorsa, bunları tek bir mesajda yapılacaklar listesi gibi göndermek yerine ayrı ayrı e-mailler ile göndermek daha uygun olacaktır.
• Yavaş olun acele etmeyin, düşüncelerinizin e-maile tam olarak yansımasını sağlayın.
• Unutmayalım, çoğu zaman yüz yüze görüşmek veya telefonla görüşmek yazışmaya göre daha etkili ve yararlıdır.